Waaruit bestaat een digitale werkplek?

Een digitale werkplek is een online IT-omgeving die medewerkers en bedrijfsprocessen samenbrengt om te komen tot optimale communicatie, samenwerking en productiviteit. De digitale werkplek omvat de technologische infrastructuur, de werkcultuur, en de overgang naar een virtuele werkomgeving.

• Technologische infrastructuur

De technologische infrastructuur omvat elementen als data, processen, content, applicaties, analyses, gebruikersbeheer, en beveiliging. Samen maken deze functies werken op afstand en realtime samenwerking mogelijk. Bovendien dragen ze bij aan consistent en veilig gegevensbeheer.

Infrastructure as a Service (IaaS)

• Werkcultuur

Digitale werkplekken bevorderen een werkcultuur die gericht is op flexibiliteit, zelfsturing en continu leren. Deze cultuur biedt medewerkers de autonomie om hun werk zelfstandig te organiseren en te voltooien.

• Transitie

In een digitale werkplek verliest het fysieke kantoor zijn rol als primair werkcentrum. De virtuele ruimte wordt het kernpunt van de werkervaring. Dat vereist van zowel medewerkers als werkgevers een hoge mate van digitale vaardigheid en flexibiliteit.

Welke kernfuncties heeft een digitale werkplek?

• Remote werken

De digitale werkplek maakt werken op afstand flexibeler en effectiever. Door de integratie van technologieën, samenwerkingsplatforms en cloudoplossingen kunnen medewerkers overal hun werk doen. Met cyberbeveiliging beschermt de digitale werkplek ook gevoelige informatie en privacy.

• Communicatie en samenwerking

De digitale werkplek biedt cloudgebaseerde platforms met toegang tot bijvoorbeeld instant messaging, videoconferenties en sociale netwerken. Teamleden kunnen in realtime aan documenten werken en projecten beheren. Zo kunnen teams, ongeacht hun locatie, als één geheel opereren en gezamenlijke doelen nastreven.

• Automatisering

In de digitale werkplek kunnen routinetaken, zoals het plannen van vergaderingen en het beheren van workflows, worden uitgevoerd door software. Door geïntegreerde automatisering neemt de efficiëntie toe en krijgen medewerkers de ruimte om zich op strategische en creatieve taken te richten.

• Flexibiliteit onderweg

Digitale werkplekken ondersteunen mobiele medewerkers, zoals servicetechnici. Via een digitale werkplek hebben zij direct toegang tot benodigde informatie en kunnen zij hun werkorders bijwerken via hun laptop, tablet, telefoon of ander apparaat.

Welke typen digitale werkplekken zijn er?

Welk type digitale werkplek is het meest geschikt? Dat hangt af van de functie van de werkplek en de schaal en complexiteit van de organisatie.

Verschillende functies

• Volledig op afstand

Het succes van volledig digitale werkplekken op afstand is sterk afhankelijk van digitale communicatietools en samenwerkingsplatforms.

• Hybride

Een hybride werkplek combineert werken op afstand met werk op kantoor. Dit model is populair bij bedrijven die flexibiliteit willen bieden maar ook fysieke ruimtes willen houden voor bijvoorbeeld vergaderingen.

Schaal en complexiteit

• Startups

Startups kiezen vaak voor digitale werkplekken vanwege de flexibiliteit en de beheersbare kosten. Ze kunnen profiteren van de schaalbaarheid en flexibiliteit van digitale tools, waardoor ze snel kunnen groeien en zich kunnen aanpassen.

• MKB

Voor het MKB bieden digitale werkplekken de mogelijkheid om met grotere ondernemingen te concurreren. Bedrijven in het MKB kunnen hun efficiëntie verbeteren, een breder klantenbestand bereiken, en klantbetrokkenheid vergroten, vaak met relatief lage investeringen.

• Grote bedrijven

Grote ondernemingen gebruiken digitale werkplekken om complexe processen en een wereldwijde workforce te beheren.

De digitale werkplek in specifieke branches

• Gezondheidszorg

In de zorg zijn digitale werkplekken inmiddels onmisbaar, met toepassingen als telegeneeskunde en het beheer van patiëntendossiers op afstand.

Digitale zorgwerkplek

• Woningcorporaties

De corporatiewereld heeft de digitale werkplek omarmd als middel om efficiënter en slagvaardiger dan ooit te opereren.

Digitale corporatiewerkplek

• Onderwijs

Digitale werkplekken sluiten perfect aan bij de opkomst van e-learning en virtuele klaslokalen.

Hoe werkt een digitale werkplek?

Een digitale werkplek combineert technische infrastructuur, workflow en processen, en AI en automatisering.

Infrastructuur

• Cloudservices

Cloudservices bieden schaalbare en flexibele middelen voor applicaties, data-analyse en meer. Ze maken het mogelijk op afstand gegevens op te slaan, te openen en te beheren. Dat optimaliseert samenwerking en werken op afstand.

• Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS-platforms bieden beveiliging, schaalbaarheid en toegang tot applicaties als videoconferenties, teamcommunicatie, en samenwerkingstools.

• Maatwerksoftware

Maatwerksoftware integreert naadloos met bestaande systemen en biedt unieke functies die standaardsoftware vaak niet biedt. Dat kan een concurrentievoordeel opleveren.

Workflow en processen

• Gedigitaliseerde processen

Digitale werkplekken bieden tools en technologieën om werkprocessen te stroomlijnen, zodat taken sneller en efficiënter worden uitgevoerd.

• Teamwork

Tools voor projectmanagement helpen bij het plannen en monitoren van projecten.

• Feedback

Via digitale werkplektools en -platforms kunnen feedback en beoordelingen continu worden verzameld. Dat bevordert open communicatie en stimuleert een cultuur van verbetering en erkenning.

AI en automatisering

• Taakautomatisering

AI-gebaseerde tools kunnen routinetaken automatiseren, zoals planning, gegevensinvoer en sommige aspecten van klantenservice. Zo kunnen medewerkers zich richten op complexere en creatieve activiteiten.

• Gegevensanalyse

AI speelt een grote rol bij het analyseren van grote datasets, het herkennen van trends en het voorspellen van uitkomsten. Dat helpt bedrijven datagedreven beslissingen te nemen.

• Betere klantenservice

AI en automatisering kunnen de interactie met klanten verbeteren. Chatbots, virtuele assistenten en geautomatiseerde supportsystemen zorgen voor snelle en efficiënte service en verlagen de werkdruk.

Welke voordelen biedt een digitale werkplek?

De digitale werkplek biedt veel voordelen, zoals betere bedrijfscontinuïteit, een concurrentievoordeel, en positieve werkervaringen voor medewerkers.

Bedrijfscontinuïteit

• Veerkracht

Digitale werkplekken helpen bedrijven helpen zich aan te passen en door te werken, zelfs onder onverwachte omstandigheden. Ze stellen organisaties in staat hun productiviteit en dienstverlening te behouden.

• Crisismanagement

Dankzij de flexibiliteit en snelheid die digitale platforms mogelijk maken, kunnen bedrijven in crisistijden snel besluiten nemen en communiceren.

Concurrentievoordeel

• Marktleiderschap

Met een digitale werkplek kunnen bedrijven hun concurrentiepositie versterken en marktaandeel winnen. De digitalisering bevordert innovatie en flexibiliteit, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op marktontwikkelingen en klantbehoeften.

• Innovatie

Digitale werkplekken maken ruimte voor innovatie door samenwerking makkelijker te maken, ongeacht geografische barrières. Dat stimuleert de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.

• Kostenbesparing

Een digitale werkplek kan leiden tot besparingen door de noodzaak van grote kantoorruimtes te verminderen. De inzet van cloudoplossingen en SaaS-platforms maakt dure hardware en software minder noodzakelijk en stelt organisaties in staat efficiënter gebruik te maken van mensen en middelen.

Een betere werkervaring

• Werk-privébalans

Digitale werkplekken kunnen flexibele werktijden en locaties mogelijk maken. Het is wel zaak de grenzen tussen werk en privé goed te bewaken.

• Flexibiliteit

Medewerkers hebben toegang tot essentiële tools en gegevens wanneer en waar ze die nodig hebben. Dat bevordert het gevoel van autonomie en de productiviteit. Teams die zich in verschillende tijdzones bevinden kunnen effectief samenwerken zonder dat iedereen gelijktijdig hoeft te werken.

Wat betekent de digitale werkplek voor talentmanagement?

• Vaardigheidsontwikkeling

Effectief werken in een digitale werkplek vergt continue ontwikkeling van digitale vaardigheden, maar ook soft skills als communicatie, samenwerking en efficiëntie.

• Mogelijkheden voor werkzoekenden

Met digitale werkplekken ontstaan er nieuwe kansen voor werkzoekenden. Zij hebben wereldwijd toegang tot vacatures.

• Mogelijkheden voor personeelswerving

Met digitale werkplekken kunnen bedrijven wereldwijd talent aantrekken en mensen in dienst nemen op basis van vaardigheden in plaats van locatie.

Voorbeelden van bedrijfstoepassingen

• Wereldwijde samenwerking

Dankzij digitale selfservicetools kunnen internationale teams effectief samenwerken en informatie delen, ongeacht hun locatie.

• Ondersteuning buitendienst

Mobiele buitendienstmedewerkers hebben toegang tot realtime informatie en tools. Dat draagt bij aan een snellere taakuitvoering en betere samenwerking met het hoofdkantoor.

• Flexibiliteit voor mobiele medewerkers

Voor medewerkers die voortdurend onderweg zijn, zoals in de detailhandel of de gezondheidszorg, zorgen digitale tools ervoor dat ze altijd toegang hebben tot de juiste informatie.

• Leveranciersportals

Digitale werkplekken kunnen worden uitgebreid tot portals om communicatie en documentbeheer tussen bedrijven en hun leveranciers te stroomlijnen.

• Crisisbeheersing

Tijdens crisissituaties kunnen digitale werkplekken de continuïteit van de bedrijfsvoering waarborgen door teams op afstand verbonden te houden.

• Klantinteractie

Over de hele wereld kunnen teams gebruikmaken van digitale werkplekken om 24/7 ondersteuning te bieden. Klantinteracties kunnen worden gepersonaliseerd.

Wat levert de digitale werkplek bedrijven op?

• Betere samenwerking en communicatie

De digitale werkplek helpt kennisdeling, open communicatie, en teamwork te bevorderen. Medewerkers kunnen realtime samenwerken en documenten en projecten eenvoudig delen.

• Flexibiliteit

Digitale werkplekken helpen bedrijven zich snel aan te passen aan veranderingen in de markt en klantbehoeften. Dankzij digitale tools kunnen bedrijven sneller beslissingen nemen en implementeren.

• Datagedreven besluitvorming

Digitale werkplekken bieden direct toegang tot betrouwbare data. Deze data helpt bedrijven beter onderbouwde, strategische keuzes te maken en hun diensten en producten nauwkeuriger af te stemmen op de marktvraag.

• Zelfredzaamheid

Digitale werkplekken geven medewerkers snel toegang tot informatie en bronnen, zodat zij zelfstandig problemen kunnen oplossen en hun werk kunnen organiseren op een manier die bij hun behoeften past.

Wat zijn belangrijke aandachtspunten?

• Toegangscontrole

Het is essentieel om de toegang tot digitale werkplekken te beveiligen met identiteitsbeheer en rolgebaseerde toegang. Single Sign-On (SSO) kan hierbij helpen door het proces te vereenvoudigen.

• Cybersecurity

Digitale werkplekken zijn afhankelijk zijn van cloudservices en SaaS-platforms. Daarom is cyberbeveiliging van cruciaal belang. Zorg voor sterke beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, multifactorauthenticatie (MFA) en regelmatige beveiligingsaudits.

IT Security van Previder

• Automatisering

Door repetitieve taken te automatiseren met behulp van AI, geef je gebruikers meer ruimte om zich op waardevolle projecten te richten.

• Optimalisering

Vergroot het het succes van je digitale werkplekstrategie door doelen te stellen, KPI’s bij te houden, en continu feedback te verzamelen en te integreren.

• Betrouwbaarheid

Bij het kiezen van digitale werkpleksoftware is het belangrijk om robuuste, bewezen oplossingen te kiezen die productiviteit, betrokkenheid en een positieve gebruikerservaring ondersteunen.